Diferencia entre un buzón, un alias, un buzón compartido y un grupo

Buzones, alias, buzones compartidos y grupos

Si su empresa se encuentra en la fase de adopción del correo electrónico de Office 365, querrá pensar en todas las direcciones de correo electrónico de su empresa y cómo se incorporarán a Office 365. Hay una tendencia a querer crear un buzón para cada dirección de correo electrónico en su empresa o una dirección de correo electrónico para cada empleado y alias si un empleado es responsable de una dirección de correo electrónico que no sea la suya. Si bien estas opciones probablemente funcionarán y pueden ser las más adecuadas para algunas empresas, también podrían generar ineficiencias, dificultad para realizar cambios más tarde y, lo que es peor, ser un gasto innecesario.

Los siguientes diferenciadores pueden ser de interés para tomar la mejorar decisión y cubrir su necesidad:

Buzones

Un buzón suele estar asociado a un solo usuario y requiere una licencia. Se requiere un buzón para que un usuario inicie sesión y use el correo electrónico de Office 365.

  • Los buzones requieren una licencia paga
  • Los usuarios necesitan un buzón para iniciar sesión y usar el correo electrónico

Alias

Un alias de correo electrónico de Office 365 es simplemente otra dirección de correo electrónico adjunta a su buzón. Puede tener varias direcciones de correo electrónico que lleguen a su bandeja de entrada. Una de esas direcciones de correo electrónico es su dirección de correo electrónico "principal" y cualquier correo electrónico que envíe parecerá provenir de su dirección de correo electrónico principal. Es posible solicitar a su administrador de Microsoft 365 habilitar la funcionalidad para poder enviar un correo que parezca provenir desde su dirección de correo electrónico alias.

  • Un alias es otra dirección de correo electrónico en la que se puede contactar a un usuario.
  • Los alias no requieren licencia
  • Todo el correo electrónico enviado a un alias va a la bandeja de entrada de los usuarios y debe separarse manualmente si es necesario o separarse mediante reglas.
  • La dirección de correo electrónico principal es la dirección de la que parece provenir el correo enviado por el usuario.
  • Ya es posible enviar un mensaje de correo electrónico y hacer que parezca que proviene de un alias. Esta función la debe de activar su administrador de Microsoft 365 adicional para que el usuario tenga esta funcionalidad.

Buzones compartidos

Un buzón compartido es un buzón que se puede compartir con uno o más usuarios. Los buzones compartidos no requieren licencia y tienen todas las funciones de un buzón normal; tienen una bandeja de entrada, un calendario, una lista de contactos, etc.

  • Los buzones de correo compartidos no se pueden iniciar sesión directamente, un usuario debe tener su propio buzón de correo para poder usar un buzón de correo compartido
  • Los buzones compartidos solo son compatibles con la app Outlook en dispositivos móviles
  • Los buzones compartidos aparecen como buzones separados en Outlook y Outlook en la Web.
  • Un usuario puede enviar un correo electrónico y hacer que el mensaje parezca provenir de la dirección de correo electrónico del buzón compartido
  • Si un usuario responde a un mensaje en un buzón compartido, la respuesta parece provenir de la dirección de correo electrónico del buzón compartido
  • Un usuario también puede (si tiene permiso para hacerlo) enviar un mensaje "en nombre de" un buzón compartido. El mensaje parecerá provenir de "Juan Perez en nombre de <Buzón compartido>"
  • Los calendarios y las listas de contactos de los buzones de correo compartidos son completamente utilizables por los usuarios que tienen acceso al buzón de correo compartido.
  • El correo electrónico enviado desde un buzón de correo compartido no aparece de forma predeterminada en los elementos enviados del buzón de correo compartido, sino en los elementos enviados del usuario que envía el mensaje de correo electrónico. Este comportamiento se puede modificar.
  • Los buzones compartidos admiten subcarpetas, es decir, es posible crear carpetas en la bandeja de entrada, por ejemplo, para organizar el correo electrónico.

Grupos

Los Grupos de Office 365 tienen prácticamente la misma funcionalidad que los buzones compartidos. Sin embargo, los grupos pueden tener asociados sitios de grupo de SharePoint, documentos de OneDrive y blocs de notas de OneNote. Si colaborar en torno a un buzón de correo es importante para su negocio, un grupo puede ser más adecuado que un buzón de correo compartido.

  • Al igual que los buzones de correo compartidos, los grupos no se pueden iniciar sesión directamente
  • Los grupos son compatibles con dispositivos móviles
  • Los grupos aparecen debajo del buzón de correo de un usuario en Outlook
  • Un usuario puede enviar un correo electrónico y hacer que el mensaje parezca provenir de la dirección de correo electrónico del grupo
  • Un usuario también puede (si tiene permiso para hacerlo) enviar un mensaje "en nombre de" el grupo. El mensaje parecerá provenir de "Juan Perez en nombre de <Group>"
  • El correo electrónico enviado como una dirección de correo electrónico grupal no aparecerá en la carpeta Elementos enviados del grupo; de hecho, no hay una carpeta. Elementos enviados visible. esto no se puede cambiar
  • Los grupos no admiten subcarpetas. Esto de momento no se puede modificar.
  • 365, microsoft
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