Las reglas de correo te ayudan a mantenerte organizado al procesar automáticamente los mensajes antes de que lleguen a tu bandeja de entrada. Puedes usar estas reglas para clasificar boletines en carpetas específicas, redirigir actualizaciones importantes a un colega o eliminar correos no deseados.
Nota importante: Las reglas solo se aplican a mensajes limpios (que no hayan sido marcados como spam) y se procesan en el orden en que fueron creadas.
Cómo crear una nueva regla
IMPORTANTE: Por seguridad, las reglas nuevas se crean en estado DESACTIVADO (DISABLED) por defecto. Una regla no procesará ningún correo hasta que cambies manualmente su estado a ACTIVADO (ENABLED). Cada vez que crees o modifiques una regla, debes hacer clic en el botón de estado para aplicar los cambios.
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Inicia sesión en tu Panel de Usuario: Utiliza tu dirección de correo completa y la contraseña en el portal correspondiente.
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Accede a Reglas de Entrega: Haz clic en el icono Reglas de entrega en tu tablero principal.
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Crea la regla: Haz clic en el botón Nueva Regla.
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Asigna un nombre: Escribe un nombre único (usa guiones bajos o medios en lugar de espacios) y haz clic en Añadir regla.
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Edita tu regla: Haz clic en el icono del lápiz junto a tu nueva regla para definir su funcionamiento.
Una regla consta de dos partes: Condiciones (qué buscar) y Acciones (qué hacer con el mensaje).
1. Definir la Condición
Las condiciones le dicen al sistema qué correos debe filtrar. Puedes filtrar por remitente, destinatario, asunto, tamaño del mensaje o ID de lista.
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Haz clic en Nueva Condición 'AND' (si se deben cumplir todos los criterios) o Nueva Condición 'OR' (si basta con que se cumpla uno de varios criterios).
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Asignar Campo: Selecciona la parte del correo a escanear (Asunto, De, Para).
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Condición: Elige cómo coincidirá el texto (contiene, es igual a, comienza con, termina con).
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Negar coincidencia: Selecciona YES para filtrar correos que NO coincidan con tu término (ideal para alertas de correos externos).
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Término: Escribe la palabra, dominio o dirección específica que buscas.
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Haz clic en Añadir Condición.
2. Elegir las Acciones
Una vez que un correo coincide con tu condición, decide qué sucede después:
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Entregar a carpeta: Mueve el correo a una carpeta específica. Puedes marcarlo como "Visto", "Respondido" o "Papelera".
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Entregar a Correo Electrónico: Redirige o reenvía el mensaje a otra dirección.
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Eliminar: Descarta el mensaje automáticamente.
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Añadir enviar respuesta: Configura una respuesta automática (Autoresponder) usando el editor HTML integrado.
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Añadir mensaje de advertencia: Inserta un banner de seguridad o notificación personalizada en la parte superior del correo.
Consejo Pro: Si quieres reenviar un mensaje pero también conservar una copia en tu bandeja de entrada, añade dos acciones: una de "Entregar a Correo Electrónico" y una segunda de "Entregar a Carpeta" seleccionando tu Inbox.
3. Habilitar y Activar la Regla
Para que tu regla comience a funcionar, debes activarla dentro del editor:
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Revisa el indicador de Estado en la parte superior de la pantalla "Edit Incoming Rule".
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Si el botón muestra la etiqueta roja DESHABILITADO, haz clic en él.
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El botón cambiará a verde HABILITADO. Haz clic en Guardar Regla al final de la página para finalizar.
Cómo eliminar una regla
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Ingresa a tu Panel de Usuario.
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Haz clic en el icono de Reglas de entrega.
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Haz clic en el icono de eliminar (bote de basura) junto a la regla que deseas quitar.
Ejemplos comunes de automatización
Organización Inteligente
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Ruteo por Departamento: Envía correos dirigidos a alias como ventas@ o soporte@ a carpetas dedicadas.
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Gestión de Newsletters: Identifica boletines por el campo "De" y muévelos a una carpeta de "Leer más tarde" para evitar distracciones.
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Filtro VIP: Asegura que los correos de tus clientes más importantes lleguen siempre a una carpeta de "Alta Prioridad".
Seguridad y Cumplimiento
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Alertas de Remitente Externo: Usa un "Negate Match" con tu propio dominio para añadir una advertencia de "Precaución: Remitente Externo" a cualquier correo que venga de fuera de la empresa.
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Cuarentena de Adjuntos: Mueve mensajes que superen cierto tamaño a una carpeta de "Adjuntos Grandes" para revisarlos antes de abrirlos.
Respuesta Mejorada
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Acuse de Recibo Instantáneo: Combina la acción de mover a carpeta con un "Autoresponder" para agradecer a nuevos prospectos su contacto de forma inmediata.
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